В соответствии с разделом XX. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 9 октября 2014 г. № 219 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в военных судах»:

20.5.16. Использование дел (нарядов) и документов, находящихся в архиве суда, допускается с разрешения председателя суда (его заместителя).

Работник аппарата суда, ответственный за работу архива:

-                    выдает дела (наряды) судьям и работникам аппарата суда;

-                    выдает справки и выписки из дел (нарядов), документов;

-                    на основании письменных запросов направляет архивные материалы в организации, учреждения и другие органы.

Подготовка архивных документов к выдаче включает:

-                    сверку архивного номера и заголовка с описью дел;

-                    проверку количества листов в последнем томе многотомного дела;

-                    проверку физического состояния дела (наряда).

Выдаваемые судом копии судебных актов и иных документов оформляются по правилам, изложенным в пункте 3.3.4 настоящей Инструкции.

Выдача документов, их копий, справок и выписок из архивохранилища учитывается в Журнале регистрации запросов и заявлений о выдаче архивных справок, копий документов (форма N 89.2).

Выдача дел (нарядов) из архива на бумажном носителе и прием их обратно производится в присутствии лица, получающего или возвращающего дело (наряд), в том числе с полистной проверкой наличия и состояния документов перед выдачей и при возврате в случае необходимости.

В случае если после возвращения дела (наряда) работником архива суда выявлено изъятие, повреждение или уничтожение материалов дела (наряда), съемных машинных носителей информации, а также внесение в них исправлений и дописок, об этом немедленно сообщается председателю суда (его заместителю).

20.5.17. Электронные документы выдаются из архива суда в виде электронных копий или копий на бумажном носителе, которые создаются на основе рабочего экземпляра контейнера электронного документа. На архивных копиях, включая архивные копии на бумажном носителе электронных документов, архивные номера проставляются на обороте каждого листа архивной копии, а заверительная надпись и оттиск печати - на обороте последнего листа копии.

При наличии технической возможности архивные справки (выписки) могут выдаваться в электронной форме на электронном носителе информации либо пересылаться по электронным каналам связи.

Электронные архивные справки (выписки) заверяются электронной подписью председателя суда или его заместителя.

Информация о выдаче архивного документа в электронном виде отражается в графе «Примечание» Журнала регистрации запросов и заявлений о выдаче архивных справок, копий документов.

Выдача электронных архивных документов судьям и работникам аппарата суда может быть осуществлена посредством предоставления доступа к таким документам по локальной сети.

20.5.18. Документы выдаются из архива суда на срок, не превышающий:

˗                     одного месяца - для использования судьями и работниками аппарата суда;

˗                     шести месяцев - в организации, учреждения и другие органы.

Выдача архивных дел (нарядов) во временное пользование производится по обращениям судей и работников аппарата суда с разрешения председателя суда (его заместителя).

Дела (наряды), выдаваемые из архива суда, регистрируются в Книге учета архивных дел (нарядов), выданных во временное пользование внутри суда (форма N 89.3) или в Книге учета архивных дел (нарядов), высланных во временное пользование за пределы суда (форма N 89.4).

20.5.19. Выдача находящихся в архиве суда дел (материалов) для ознакомления лицами, участвующими в деле, их представителями, а также иными лицами осуществляется в порядке, установленном председателем суда, на основании их письменных заявлений и при предъявлении документов, перечисленных в пункте 19.3 настоящей Инструкции.

Ознакомление с материалами дела, в том числе аудиозаписью судебного заседания, производится в соответствии с пунктом 19.4 настоящей Инструкции.

20.5.20. Выдача копий документов из находящегося в архиве суда дела (материала) лицам, участвующим в деле, производится по их письменному заявлению работником аппарата суда, ответственным за работу архива, с разрешения судьи, в производстве которого находилось дело, или председателя суда (его заместителя).

В случае если вышестоящий суд изменил решение суда, на выдаваемой копии судебного акта делается отметка об этом, а также указывается дата вступления его в законную силу. О получении копии судебного акта делается соответствующая отметка в заявлении (форма N 89). В случае направления копии судебного акта по почте в дело подшивается копия сопроводительного письма.

20.5.21. Изготовление и выдача копии аудиозаписи судебного заседания производится в соответствии с пунктом 19.6-1 настоящей Инструкции.

20.5.22. Подлинные документы из судебных дел (материалов), их надлежащим образом заверенные копии, представленные лицами, участвующими в деле, а также справки по делам выдаются им работниками архива суда на основании их письменного заявления; другим судам, органам дознания и следствия - на основании мотивированного запроса и (или) иных необходимых документов, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Взамен выданного подлинника к делу приобщается (вшивается) его копия, заверенная подписью судьи и гербовой печатью суда. На копии выданного документа указывается фамилия, имя, отчество лица, получившего документ, его процессуальное положение по делу, данные документа, удостоверяющего личность, а также фамилия, инициалы и подпись работника аппарата суда, выдавшего документ.

Документы, на основании которых из судебного дела выданы подлинники, а также заверенные копии подлинников подшиваются в дело. В случае направления подлинного документа заказной почтой в дело подшивается копия сопроводительного письма.

20.5.23. Иные, не установленные настоящей Инструкцией правила ознакомления с материалами судебного дела, выдачи письменных справок, копий судебных актов, подлинных документов, заверенных копий материалов дела определяются председателем суда (его заместителем).